副本是一份文件中除了正本外，因需要而制成的备份版本。用于备查或备用.副本文件上一般有副本字样和标明副本份数。正本和副本作用是相同，都是法律证明文件，副本以折页的开合方式设计的方便携带。
复印件是指用复印机照原本复制的文件，一般文件平时有把复印本当副本使用。但较重要的文件中复印本是无法起到副本的作用的，如营业执照副本等。
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